Pourquoi organiser une soirée de gala ?

La soirée de gala renvoie à un événement exceptionnel, souvent organisé pour une célébration exceptionnelle. Qu’il s’agisse d’une soirée de remise de prix, d’une levée de fonds ou d’un lancement de produit, ou d’un anniversaire d’entreprise, organiser une soirée de gala ne s’improvise pas.

Un programme précis et détaillé vous permettra de faire profiter les invités d’un événement inoubliable, tout en envoyant une image positive de votre entreprise.

Les objectifs de votre soirée

Pourquoi organiser une soirée de gala ? Les raisons qui poussent une entreprise à se lancer dans l’organisation d’un tel événement sont nombreuses : partager une information essentielle, récompenser les participants pour une action qu’ils auraient réalisée, réunir les collaborateurs, etc. De manière générale, organiser une soirée évènementielle permet à une entreprise de diffuser un message et une image positive auprès des invités dans une ambiance festive.

Quelle que soit la raison qui vous pousse à organiser une soirée de gala, la première étape, consiste à identifier précisément les objectifs de cet événement.

Le choix de la thématique de votre événement

Après avoir clairement défini la raison pour laquelle vous souhaitez organiser une soirée évènementielle et les objectifs de cet événement, il est important de choisir le thème. Ce dernier deviendra le fil conducteur et permettra de construire le programme de votre soirée de gala.

Ce type de célébration est assez rare et exclusif, les invités sont soigneusement choisis, ce qui rend cet événement exceptionnel. Les participants sont fiers d’y participer, ils souhaitent qu’on les surprenne, que l’on prenne soin d’eux le temps d’une soirée, c’est ce qui contribuera à laisser un souvenir positif dans leur mémoire.

Rien ne doit être laissé au hasard, surtout pas le choix de la thématique de l’événement !

C’est sur ce choix que reposera l’ambiance de la soirée, toutes les animations seront sélectionnées à partir du thème de votre soirée et les prestations également.

Le budget de votre soirée de gala  

Une fois ces étapes préalables respectées, vous devez réfléchir au budget dont vous disposez pour organiser votre soirée de gala. Ce dernier dépend d’un certain nombre d’éléments : le lieu, le nombre de participants, le type de prestations sélectionnées.

Toutefois, le budget que vous souhaitez allouer à votre événement doit être pensé de manière précise et détaillée puisqu’il orientera l’ensemble des choix que vous serez amené à faire lors des prochaines étapes. Les animations, la sonorisation, la lumière, la restauration et les boissons sont autant de paramètres qui impacteront le budget de votre soirée de gala.

Le choix du lieu

Le nombre d’invités et le budget sont définis, la thématique de votre soirée est choisie, il est désormais temps de choisir le lieu qui accueillera votre événement.

Comment trouver l’endroit qui correspondra au thème et au programme de votre soirée de gala ?

Un lieu adapté au nombre d’invités

Trouver le lieu idéal pour organiser une soirée de gala n’est pas une mince affaire. Avant de vous lancer dans vos recherches, sachez que de nombreux critères entrent en ligne de compte.

En premier lieu, il faut identifier des lieux pertinents au vu de la thématique de votre soirée. L’architecture, l’ambiance, la localisation du lieu sont autant d’éléments à prendre en compte. Un château à la campagne ne donnera pas le même ton à votre soirée qu’un rooftop en plein cœur de la ville.

Quel que soit l’endroit choisi, il doit être facilement accessible en voiture ou transports en commun pour faciliter la venue de vos invités.

En ce qui concerne la réservation du lieu, prévoyez de vous y prendre trois à 6 mois avant la date prévue du gala.

Nos espaces pour organiser votre soirée de gala

Pour tous vos événements, nous mettons à votre disposition des lieux de réception aux capacités et cachets différents, adaptés à tous types de soirées, accueillant de quelques centaines à plusieurs milliers d’invités. La Sucrière et son cachet industriel unique, le Centre de Congrès de Lyon et son rooftop avec vue sur le Parc de la Tête d’Or, le Matmut Stadium, le stade mythique de Lyon, et l’Espace Paul Bocuse d’Eurexpo Lyon, vous avez le choix.

Quelle que soit la thématique de votre soirée, nous vous aidons à sélectionner le lieu idéal qui saura répondre à vos attentes et séduire vos invités.

Divertissez vos invités !

Votre soirée de gala doit laisser des souvenirs positifs aux invités et cela passe, en partie, par les animations que vous proposerez sur place, le jour de l’événement.

Le choix des animations

Veillez à sélectionner des animations en lien avec le thème et le programme de votre soirée de gala pour garder une cohérence tout au long de cet événement. Attention également à tenir compte de vos invités et de leurs attentes, ces derniers n’auront pas forcément envie de participer à des activités physiques s’ils sont en tenue de soirée par exemple.

Quoi qu’il en soit, que vous ayez envie de remercier vos invités, de les fédérer ou tout simplement de les divertir de manière originale, chaque détail doit être soigné.

Le programme de la soirée de gala

La définition du programme d’une soirée de gala constitue l’une des étapes-clés de l’organisation de votre événement. C’est grâce à lui que vous maitriserez le timing de votre soirée. Il doit détailler, heure par heure, le déroulé de votre événement. Accueil des invités, scénographie, début des animations, restauration… chaque étape doit être programmée minutieusement.

Le programme d’une soirée de gala a pour but d’organiser votre soirée de gala, d’informer chaque intervenant sur son périmètre d’intervention et de respecter scrupuleusement le timing que vous vous êtes fixé. Si, par exemple, vous avez prévu une représentation à 21h précises, il faut que chaque intervenant en soit informé (son, lumière, restauration).

La restauration

Avant de penser à l’organisation de votre dîner de gala, il convient d’en définir la forme. S’agira-t-il d’un cocktail dinatoire ? Les participants seront-ils servis à table ?

Dans tous les cas, il faut que la restauration et les boissons correspondent au thème que vous aurez choisi pour votre soirée de gala. Nous vous aidons à y voir plus clair.

Si vous optez pour un dîner assis

Si vous souhaitez créer une ambiance solennelle et offrir davantage de confort à vos invités, nous vous conseillons d’opter pour un dîner assis avec un service à table. Vos convives seront ainsi confortablement installés, ce qui semble être la meilleure solution s’il y a une scène avec une longue représentation ou un discours lors de votre soirée de gala.

Les invités passeront ainsi un agréable moment, à table, ils pourront profiter des éventuelles animations et vous maitriserez facilement le timing de la soirée.

Un cocktail dinatoire  

Pour une ambiance conviviale et pour favoriser les échanges, le cocktail dinatoire se présente comme la solution adéquate. Vos invités pourront ainsi circuler dans les différents espaces, éventuellement profiter des expositions s’il y en a et surtout échanger librement.

Opter pour un cocktail dinatoire c’est préférer une ambiance décontractée et chaleureuse pour vos convives, et multiplier les échanges entre eux.

Les invitations

Le programme de votre soirée de gala est défini, le lieu est choisi, il faut maintenant envoyer les invitations.

Le Save the Date

Les invitations doivent être envoyées bien en amont de votre soirée afin de vous assurer de la disponibilité de vos invités. Ainsi, prévoyez d’envoyer un Save The Date au minimum un mois avant la date de l’événement pour que les participants puissent bloquer la date dans leur planning et se rendre disponible pour la soirée. Si vous envoyez votre invitation trop tard, ils risquent de ne pas pouvoir se rendre disponible, si vous l’envoyez trop tôt, ils peuvent oublier votre événement.

L’invitation papier ou mail

Vous hésitez entre une invitation papier ou mail ? Tout dépend du public que vous souhaitez toucher, de ses habitudes et de sa sensibilité. Dans votre invitation, pensez à communiquer un extrait du programme de la soirée de gala pour séduire les invités, tout en ayant en tête de ne pas tout dire pour ne pas gâcher l’effet de surprise.

Dans tous les cas, le discours et la forme de votre invitation doivent être travaillés en cohérence avec vos objectifs et la thématique que vous aurez choisi pour organiser votre soirée de gala.

Inscription en ligne

Vous avez aussi la possibilité de choisir une plateforme d’inscription en ligne. Vous connaitrez ainsi le nombre exact de participants bien en amont et pourrez les relancer aisément.

Ces solutions permettent aux invités d’enregistrer votre événement directement dans leur agenda électronique, ce qui évite les oublis !

Communiquez !

Pour toucher davantage de personnes et créer de l’engouement autour de votre événement, ne négligez pas la communication avant, pendant et après votre soirée de gala.

Avant le jour J

Avant l’évènement, vous pouvez communiquer la date et le programme de votre soirée de gala. S’il s’agit d’un événement interne, privilégiez les mails, l’intranet, l’affichage dans les locaux de votre entreprise ou encore vos réseaux sociaux internes.

En revanche, s’il s’agit d’un événement externe, vous pouvez opter pour des leviers tels que votre site internet, l’e-mailing ou vos réseaux sociaux.

Organiser une soirée de gala sans communiquer, c’est se priver d’un levier indispensable pour séduire les invités !

Pendant le jour J

Pendant la soirée, vous pouvez communiquer en direct via les réseaux sociaux, réaliser des vidéos de l’accueil des invités ou relayer les animations en invitant les participants à en faire de même.

Toutefois, si vous organisez une soirée de gala confidentielle, veillez à ce qu’aucune information officielle et sensible ne soit diffusée publiquement par vos invités.

Après le jour J

Après l’événement, les invités aiment se remémorer la soirée grâce à des photos ou vidéos souvenirs. Vous pouvez donc diffuser les photos prises le jour-J auprès des participants mais aussi réaliser un film (aftermovie) que vous pourrez publier sur vos réseaux (internes ou externes).

Pensez également à offrir des objets aux invités lorsqu’ils repartent de la soirée, des goodies par exemple, aux couleurs de votre entreprise, afin qu’ils gardent un souvenir positif de vous.

Après voir organisé votre soirée événementielle, pensez à remercier tous les intervenants, interne et externe, car la réussite est un travail d’équipe !